Na wat oriëntatie heb je een shortlist: Microsoft 365 of Google Workspace, een wachtwoordmanager, een back-upoplossing. Voor al die software heb je licenties nodig. Het aanbod is overweldigend, en elk pakket belooft net iets anders. Veel organisaties kopen daardoor te veel of te weinig, allebei met onnodige kosten en risico’s. In de tweede editie van Het Digitale Kompas geven we houvast.
Vier vragen voordat je iets koopt
De juiste keuze begint niet bij het advies van de leverancier, maar bij je eigen organisatie.
- Welke processen zijn cruciaal? Welke activiteiten zorgen voor stilstand als ze niet werken? Denk aan facturatie, klantcontact, planning of het verwerken van bestellingen. Welke systemen, accounts en gegevens zijn daarvoor nodig?
- Waar zit je risico? Voor de ene organisatie is een datalek van het klantenbestand de grootste klap, voor de andere het niet kunnen leveren van diensten. Maak een eenvoudige risicomatrix (risico is kans maal impact) en bepaal wat extra goed afgedekt moet zijn.
- Hoe volwassen is je organisatie? Je hoeft niet alles meteen perfect te regelen. Begin met wat echt nodig is en bouw stap voor stap verder.
- Welke wetgeving geldt voor je? Kijk of je onder NIS2 valt en wat dat betekent voor risicobeheer, het melden van incidenten en continuïteit. Een goed startpunt is het NIS2-overzicht van het Digital Trust Center. Lees ook NIS2: start niet met kopen, start met kijken.
Waarom een sterke basis geld bespaart
Veel organisaties ontdekken pas te laat dat ze jarenlang betaalden voor licenties die ze niet gebruikten, of juist essentiële functies misten toen het erop aankwam. Een goede basis voorkomt dubbele tools die hetzelfde doen, gaten die je dacht te hebben gedicht, en dure herinrichtingen omdat de verkeerde licentie is gekozen.
Ook waar je begint, telt. Mail bij een willekeurige hostingpartij “die ook e-mail kan doen” klinkt aantrekkelijk, maar loopt al snel tegen grenzen aan: geen goede agenda, geen moderne beveiligingsopties. Dan moet je later alsnog overstappen.
Inzoomen op Microsoft
Microsoft heeft een enorm portfolio, van basisproductiviteit tot geavanceerde beveiliging en compliance. Het uitpluizen van de licenties is verre van eenvoudig, en veel organisaties gebruiken maar een fractie van waar ze voor betalen. Voor de meeste organisaties is een van de Microsoft 365-bundels het technische fundament. Het verschil tussen de bundels zit vooral in:
- beveiliging: MFA, identiteitsbeheer en e-mailbeveiliging
- apparaatbeheer: beleid, updates en compliance
- gegevensbescherming: data loss prevention, versleuteling en back-ups
Veel organisaties kopen losse tools voor dingen die al in hun pakket zitten, zoals e-mailfiltering, beveiliging van apparaten en apparaatbeheer. Vaak heeft Microsoft daar al prima opties voor binnen de licenties die je toch al hebt.
De beveiligingsfuncties die je echt wilt gebruiken
Werk je met Microsoft, dan zijn een paar functies geen luxe maar pure noodzaak. Zie ze als de rookmelders, brandblussers en sloten van je digitale kantoor.
- Safe Links controleert links in mails en documenten op het moment dat je klikt, ook als criminelen een link achteraf aanpassen. Zo wordt één klik op een “factuur” geen ransomware-incident. Safe Links zit in Business Premium, maar is ook los te krijgen voor Business Basic, Business Standard of Exchange Online.
- Safe Attachments opent bijlagen eerst in een afgeschermde omgeving. Pas als ze veilig blijken, komen ze bij de ontvanger aan.
- Identity Protection zorgt voor verplichte MFA, bescherming tegen het raden van wachtwoorden en toegang op basis van risico. Eén gestolen wachtwoord betekent dan niet meteen dat iemand je hele organisatie binnenloopt.
- Defender for Endpoint blokkeert malware en stopt verdachte processen op laptops en andere apparaten voordat ze schade doen. Met hybride werken is dat geen luxe meer.
Wil je weten waarom wij voor de meeste organisaties met Microsoft 365 Business Premium beginnen? Lees Waarom je als ondernemer nú je digitale basis moet regelen.
Hulp bij de keuze
Twijfel je of je de juiste licenties hebt, of of je alles gebruikt waar je voor betaalt? Een nulmeting laat zien wat er al is en wat er ontbreekt.
Meer in Het Digitale Kompas
Dit artikel is gebaseerd op de tweede editie van Het Digitale Kompas. Daarin lees je ook over inloggen, autorisatie, e-mailbeveiliging en back-ups.
Download Het Digitale Kompas, editie 2
Het Digitale Kompas, editie 2
Download pdf